什麼是 PDF/A？
PDF/A 是 PDF 格式的子集，專為長期數位歸檔而設計。「A」代表「Archive」（歸檔）。它被開發為 ISO 標準（ISO 19005），以確保文件可以在未來被忠實地讀取和重現，無論當時可用的軟體、硬體或作業系統如何。
普通 PDF 和 PDF/A 之間的主要區別是 PDF/A 是自包含且自足的：重現文件所需的所有字型、顏色、圖片和中繼資料都嵌入在檔案中。它不依賴外部資源或讀取者系統的配置。
為什麼需要歸檔標準？
想像今天您將一個 PDF 文件保存在電腦上。那個 PDF 使用安裝在您系統上的特殊字型。20 年後，當有人需要開啟那份文件時，那個作業系統可能已經不存在，那種字型也不再可用。文件可能看起來完全不同，甚至無法正確開啟。
PDF/A 透過強制要求重現文件所需的一切都在檔案本身中來避免這個問題。就像將文件密封在數位時間膠囊中。
PDF/A 類型：使用哪個？
| 版本 | ISO 標準 | 主要特性 | 建議用途 |
|---|---|---|---|
| PDF/A-1b | ISO 19005-1 | 保證視覺外觀。基本等級。 | 簡單的歸檔：合約、報告 |
| PDF/A-1a | ISO 19005-1 | 如 1b + 邏輯結構和無障礙（標籤） | 需要無障礙的文件 |
| PDF/A-2b | ISO 19005-2 | 如 1b + 支援 JPEG 2000、透明度、圖層 | 具有複雜圖片或圖層的文件 |
| PDF/A-2a | ISO 19005-2 | 如 2b + 邏輯結構和無障礙 | 具有複雜設計的無障礙歸檔 |
| PDF/A-3b | ISO 19005-3 | 如 2b + 允許附加任何格式的檔案 | 電子發票（ZUGFeRD、Factur-X） |
| PDF/A-4 | ISO 19005-4 | 最新版本（2020 年），基於 PDF 2.0 | 未來的歸檔和現代系統 |
大多數情況下：PDF/A-1b 對標準文字和圖片文件的歸檔已足夠。如果您在歐洲處理電子發票，請使用 PDF/A-3b，這是 Factur-X 的基本格式。
PDF/A 中禁止什麼？
為確保長期可重現性，PDF/A 禁止依賴外部系統的某些元素：
- 加密：PDF/A 不能用密碼保護（加密可能在未來使其無法讀取）
- JavaScript：禁止動態腳本
- 嵌入的音訊和視訊：多媒體在基本版本中不允許
- 外部字型：所有字型必須嵌入在檔案中
- 依賴裝置的顏色：只允許標準和校準的色彩空間
- 對外部資源的引用：不能有作為內容一部分的外部檔案或 URL 的連結
- 透明度（在 PDF/A-1 中）：透明度必須在歸檔前拼合
誰需要使用 PDF/A？
公共行政機關和政府
大多數政府要求以 PDF/A 格式提交數位官方文件。歐盟、德國政府（XRechnung 標準）和許多政府機構明確要求 PDF/A 以確保對公共記錄的長期存取。
法律和公證部門
必須保存數十年或數世紀的合約、契約、遺囑和公證文件以 PDF/A 格式歸檔，以確保未來可以讀取。
金融和銀行業
銀行和金融機構有義務保存多年的交易記錄。PDF/A 確保這些記錄在未來是可存取且真實的。
數位檔案館和圖書館
文獻遺產數位化項目（書籍、手稿、歷史地圖）使用 PDF/A 確保長期保存。
有合規義務的企業
製藥、食品、航空和製造等行業受到需要以可靠保存格式歸檔技術文件的法規（ISO、FDA、EASA）約束。
如何將普通 PDF 轉換為 PDF/A
- 進入工具：前往 將 PDF 轉換為 PDF/A。
- 上傳您的 PDF：從您的裝置拖曳檔案或選取。
- 選擇版本：選擇 PDF/A-1b 以獲得最大相容性，或如果您的文件使用透明度或 JPEG 2000 則選擇 PDF/A-2b。
- 轉換：工具嵌入字型、調整顏色配置、移除不符合規定的元素並生成經過驗證的 PDF/A。
- 下載並驗證：下載生成的 PDF/A。您可以使用 veraPDF 等工具驗證合規性。
如何驗證 PDF 是否真的是 PDF/A？
僅僅更改副檔名或宣稱 PDF 是 PDF/A 是不夠的。必須驗證合規性。有幾種方法可以做到：
- Adobe Acrobat Pro：包含內建的 PDF/A 驗證器
- veraPDF：PDF/A 驗證的參考開源工具
- pdfforge 的 PDFTools：驗證並生成合規性報告
- 檔案中繼資料：PDF/A 包含聲明其合規版本的 XMP 中繼資料
PDF/A vs PDF/UA vs PDF/X
還有其他針對特定目的的 PDF 標準子集：
- PDF/A：用於長期數位歸檔
- PDF/UA：用於通用無障礙（Universal Accessibility）——殘疾人士的文件
- PDF/X：用於專業印刷的印前交換
- PDF/E：用於工程文件