PDF/A là gì và dùng để làm gì? — Lưu trữ kỹ thuật số được giải thích

PDF/A là gì?

PDF/A là một tập con của định dạng PDF được thiết kế đặc biệt cho lưu trữ kỹ thuật số dài hạn. Chữ "A" có nghĩa là "Archive" (lưu trữ). Nó được phát triển như một tiêu chuẩn ISO (ISO 19005) để đảm bảo các tài liệu có thể được đọc và tái tạo trung thực trong tương lai, bất kể phần mềm, phần cứng hoặc hệ điều hành hiện có lúc đó.

Sự khác biệt chính giữa PDF thông thường và PDF/A là PDF/A tự chứa và tự đủ: tất cả phông chữ, màu sắc, hình ảnh và siêu dữ liệu cần thiết để tái tạo tài liệu đều được nhúng trong file. Nó không phụ thuộc vào tài nguyên bên ngoài hoặc cấu hình hệ thống của người đọc.

Tại sao chúng ta cần tiêu chuẩn lưu trữ?

Hãy tưởng tượng hôm nay bạn lưu một tài liệu PDF trên máy tính. PDF đó sử dụng một phông chữ đặc biệt được cài đặt trên hệ thống của bạn. Sau 20 năm, khi ai đó cần mở tài liệu đó, hệ điều hành đó có thể không còn tồn tại và phông chữ đó sẽ không có sẵn. Tài liệu có thể trông hoàn toàn khác hoặc thậm chí không mở đúng cách.

PDF/A tránh được vấn đề này bằng cách bắt buộc rằng mọi thứ cần thiết để tái tạo tài liệu phải nằm trong chính file đó. Giống như niêm phong tài liệu trong một viên nang thời gian kỹ thuật số.

Các loại PDF/A: nên dùng loại nào?

Đối với hầu hết các trường hợp: PDF/A-1b là đủ để lưu trữ tài liệu văn bản và hình ảnh tiêu chuẩn. Nếu làm việc với hóa đơn điện tử ở châu Âu, hãy dùng PDF/A-3b là định dạng cơ sở của Factur-X.

Những gì bị cấm trong PDF/A?

Để đảm bảo khả năng tái tạo lâu dài, PDF/A cấm một số yếu tố phụ thuộc vào hệ thống bên ngoài:

• Mã hóa: PDF/A không thể được bảo vệ bằng mật khẩu (mã hóa có thể làm nó không đọc được trong tương lai)
• JavaScript: Các script động bị cấm
• Âm thanh và video nhúng: Các phương tiện đa phương tiện không được phép trong các phiên bản cơ bản
• Phông chữ bên ngoài: Tất cả phông chữ phải được nhúng trong file
• Màu sắc phụ thuộc thiết bị: Chỉ cho phép các không gian màu tiêu chuẩn và được hiệu chỉnh
• Tham chiếu đến tài nguyên bên ngoài: Không thể có liên kết đến file bên ngoài hoặc URL là một phần của nội dung
• Độ trong suốt (trong PDF/A-1): Độ trong suốt phải được làm phẳng trước khi lưu trữ

Ai cần dùng PDF/A?

Cơ quan hành chính công và chính phủ

Hầu hết các chính phủ châu Âu yêu cầu PDF/A để nộp tài liệu kỹ thuật số chính thức. Liên minh châu Âu, chính phủ Đức (với tiêu chuẩn XRechnung) và nhiều cơ quan chính phủ rõ ràng yêu cầu PDF/A để đảm bảo khả năng tiếp cận lâu dài các hồ sơ công.

Lĩnh vực pháp lý và công chứng

Hợp đồng, chứng thư, di chúc và tài liệu công chứng cần được lưu giữ hàng thập kỷ hoặc hàng thế kỷ được lưu trữ bằng PDF/A để đảm bảo đọc được trong tương lai.

Lĩnh vực tài chính và ngân hàng

Các ngân hàng và tổ chức tài chính có nghĩa vụ lưu giữ hồ sơ giao dịch trong nhiều năm. PDF/A đảm bảo các hồ sơ đó có thể truy cập và xác thực trong tương lai.

Kho lưu trữ và thư viện kỹ thuật số

Các dự án số hóa di sản tài liệu (sách, bản thảo, bản đồ lịch sử) dùng PDF/A để đảm bảo bảo tồn lâu dài.

Doanh nghiệp có nghĩa vụ tuân thủ

Các lĩnh vực như dược phẩm, thực phẩm, hàng không và sản xuất tuân theo các quy định (ISO, FDA, EASA) yêu cầu lưu trữ tài liệu kỹ thuật ở các định dạng bảo toàn đã được kiểm chứng.

Cách chuyển đổi PDF thông thường sang PDF/A

1. Truy cập công cụ: Vào chuyển đổi PDF sang PDF/A.
2. Tải lên PDF: Kéo thả file hoặc chọn từ thiết bị của bạn.
3. Chọn phiên bản: Chọn PDF/A-1b để tương thích tối đa, hoặc PDF/A-2b nếu tài liệu dùng độ trong suốt hoặc JPEG 2000.
4. Chuyển đổi: Công cụ nhúng phông chữ, điều chỉnh hồ sơ màu, loại bỏ các yếu tố không tuân thủ và tạo PDF/A đã được xác thực.
5. Tải xuống và xác minh: Tải xuống PDF/A kết quả. Bạn có thể xác minh sự tuân thủ bằng các công cụ như veraPDF.

Làm sao kiểm tra xem PDF có thực sự là PDF/A không?

Không đủ khi chỉ đổi phần mở rộng hoặc khẳng định một PDF là PDF/A. Sự tuân thủ phải được xác minh. Có nhiều cách để làm điều này:

• Adobe Acrobat Pro: Có trình xác thực PDF/A tích hợp
• veraPDF: Công cụ mã nguồn mở tham chiếu để xác thực PDF/A
• PDFTools của pdfforge: Xác thực và tạo báo cáo tuân thủ
• Siêu dữ liệu file: Các PDF/A chứa siêu dữ liệu XMP khai báo phiên bản tuân thủ của chúng

PDF/A vs PDF/UA vs PDF/X

Có các tập con khác của tiêu chuẩn PDF cho các mục đích cụ thể:

• PDF/A: Để lưu trữ kỹ thuật số dài hạn
• PDF/UA: Để tiếp cận toàn cầu (Universal Accessibility) — tài liệu cho người khuyết tật
• PDF/X: Để trao đổi trong in ấn chuyên nghiệp và tiền in
• PDF/E: Để tài liệu kỹ thuật