PDF/A คืออะไรและมีไว้ทำอะไร? — การเก็บถาวรดิจิทัลที่อธิบาย

PDF/A คืออะไร?

PDF/A คือชุดย่อยของรูปแบบ PDF ที่ออกแบบมาเฉพาะสำหรับ การเก็บถาวรดิจิทัลระยะยาว "A" ย่อมาจาก "Archive" (เก็บถาวร) ได้รับการพัฒนาเป็นมาตรฐาน ISO (ISO 19005) เพื่อรับประกันว่าเอกสารสามารถอ่านและแสดงผลซ้ำได้อย่างซื่อสัตย์ในอนาคต โดยไม่คำนึงถึงซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ หรือระบบปฏิบัติการที่มีในขณะนั้น

ความแตกต่างที่สำคัญระหว่าง PDF ปกติและ PDF/A คือ PDF/A มีความสมบูรณ์ในตัวเองและพึ่งพาตัวเองได้: แบบอักษร สี รูปภาพ และข้อมูลเมตาทั้งหมดที่จำเป็นในการแสดงผลเอกสารนั้นฝังอยู่ในไฟล์ ไม่ขึ้นอยู่กับทรัพยากรภายนอกหรือการตั้งค่าระบบของผู้อ่าน

ทำไมเราถึงต้องการมาตรฐานการเก็บถาวร?

ลองนึกภาพว่าวันนี้คุณบันทึกเอกสาร PDF บนคอมพิวเตอร์ PDF นั้นใช้แบบอักษรพิเศษที่ติดตั้งในระบบของคุณ ใน 20 ปี เมื่อมีคนต้องการเปิดเอกสารนั้น ระบบปฏิบัติการนั้นอาจไม่มีอยู่แล้วและแบบอักษรนั้นจะไม่มีให้ เอกสารอาจดูแตกต่างอย่างสิ้นเชิงหรือไม่เปิดได้อย่างถูกต้อง

PDF/A แก้ปัญหานี้โดยบังคับให้ ทุกอย่างที่จำเป็นในการแสดงผลเอกสารอยู่ในไฟล์เอง เหมือนกับการปิดผนึกเอกสารในกระสุนเวลาดิจิทัล

ประเภทของ PDF/A: ควรใช้แบบไหน?

สำหรับกรณีส่วนใหญ่: PDF/A-1b เพียงพอสำหรับการเก็บถาวรเอกสารข้อความและรูปภาพมาตรฐาน หากทำงานกับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในยุโรป ให้ใช้ PDF/A-3b ซึ่งเป็นรูปแบบพื้นฐานของ Factur-X

สิ่งที่ถูกห้ามใน PDF/A มีอะไรบ้าง?

เพื่อรับประกันความสามารถในการแสดงผลซ้ำในระยะยาว PDF/A ห้ามองค์ประกอบบางอย่างที่ขึ้นอยู่กับระบบภายนอก:

• การเข้ารหัส: PDF/A ไม่สามารถป้องกันด้วยรหัสผ่าน (การเข้ารหัสอาจทำให้อ่านไม่ได้ในอนาคต)
• JavaScript: สคริปต์แบบไดนามิกถูกห้าม
• เสียงและวิดีโอที่ฝัง: สื่อมัลติมีเดียไม่ได้รับอนุญาตในเวอร์ชันพื้นฐาน
• แบบอักษรภายนอก: แบบอักษรทั้งหมดต้องฝังอยู่ในไฟล์
• สีที่ขึ้นอยู่กับอุปกรณ์: อนุญาตเฉพาะพื้นที่สีมาตรฐานและที่สอบเทียบแล้ว
• การอ้างอิงทรัพยากรภายนอก: ไม่สามารถมีลิงก์ไปยังไฟล์ภายนอกหรือ URL ที่เป็นส่วนหนึ่งของเนื้อหา
• ความโปร่งใส (ใน PDF/A-1): ต้องทำให้ความโปร่งใสแบนราบก่อนเก็บถาวร

ใครต้องการใช้ PDF/A?

หน่วยงานราชการและรัฐบาล

รัฐบาลหลายแห่งกำหนดให้ใช้ PDF/A สำหรับการยื่นเอกสารอย่างเป็นทางการทางดิจิทัล สหภาพยุโรป รัฐบาลเยอรมัน (พร้อมมาตรฐาน XRechnung) และหน่วยงานรัฐบาลหลายแห่งกำหนดให้ใช้ PDF/A อย่างชัดเจนเพื่อรับประกันการเข้าถึงบันทึกสาธารณะในระยะยาว

ภาคกฎหมายและโนตารี

สัญญา โฉนด พินัยกรรม และเอกสารโนตารีที่ต้องเก็บรักษาหลายทศวรรษหรือหลายศตวรรษถูกเก็บถาวรใน PDF/A เพื่อรับประกันการอ่านได้ในอนาคต

ภาคการเงินและธนาคาร

ธนาคารและสถาบันการเงินมีหน้าที่เก็บรักษาบันทึกธุรกรรมเป็นเวลาหลายปี PDF/A รับประกันว่าบันทึกเหล่านั้นสามารถเข้าถึงและตรวจสอบความถูกต้องได้ในอนาคต

หอจดหมายเหตุและห้องสมุดดิจิทัล

โครงการแปลงมรดกเอกสารเป็นดิจิทัล (หนังสือ ต้นฉบับ แผนที่ประวัติศาสตร์) ใช้ PDF/A เพื่อรับประกันการอนุรักษ์ในระยะยาว

บริษัทที่มีภาระผูกพันด้านการปฏิบัติตาม

ภาคส่วนเช่นเภสัชกรรม อาหาร การบิน และการผลิตอยู่ภายใต้กฎระเบียบ (ISO, FDA, EASA) ที่กำหนดให้เก็บถาวรเอกสารเทคนิคในรูปแบบที่พิสูจน์การอนุรักษ์แล้ว

วิธีแปลง PDF ปกติเป็น PDF/A

1. เข้าใช้เครื่องมือ: ไปที่ แปลง PDF เป็น PDF/A
2. อัปโหลด PDF ของคุณ: ลากไฟล์หรือเลือกจากอุปกรณ์ของคุณ
3. เลือกเวอร์ชัน: เลือก PDF/A-1b สำหรับความเข้ากันได้สูงสุด หรือ PDF/A-2b หากเอกสารมีความโปร่งใสหรือ JPEG 2000
4. แปลง: เครื่องมือจะฝังแบบอักษร ปรับโปรไฟล์สี ลบองค์ประกอบที่ไม่สอดคล้อง และสร้าง PDF/A ที่ผ่านการตรวจสอบ
5. ดาวน์โหลดและตรวจสอบ: ดาวน์โหลด PDF/A ที่ได้ คุณสามารถตรวจสอบความสอดคล้องด้วยเครื่องมือเช่น veraPDF

วิธีตรวจสอบว่า PDF เป็น PDF/A จริงๆ หรือไม่?

การเปลี่ยนนามสกุลหรืออ้างว่า PDF เป็น PDF/A ไม่เพียงพอ ต้องตรวจสอบความสอดคล้อง มีหลายวิธีในการทำเช่นนั้น:

• Adobe Acrobat Pro: มีโปรแกรมตรวจสอบ PDF/A ในตัว
• veraPDF: เครื่องมือโอเพนซอร์สอ้างอิงสำหรับการตรวจสอบ PDF/A
• PDFTools ของ pdfforge: ตรวจสอบและสร้างรายงานความสอดคล้อง
• ข้อมูลเมตาของไฟล์: PDF/A มีข้อมูลเมตา XMP ที่ประกาศเวอร์ชันความสอดคล้อง

PDF/A vs PDF/UA vs PDF/X

มีชุดย่อยอื่นๆ ของมาตรฐาน PDF สำหรับวัตถุประสงค์เฉพาะ:

• PDF/A: สำหรับการเก็บถาวรดิจิทัลระยะยาว
• PDF/UA: สำหรับการเข้าถึงสากล (Universal Accessibility) — เอกสารสำหรับผู้พิการ
• PDF/X: สำหรับการแลกเปลี่ยนในงานพิมพ์ก่อนพิมพ์และการพิมพ์ระดับมืออาชีพ
• PDF/E: สำหรับเอกสารวิศวกรรม