Wat is PDF/A en waarvoor dient het? — Digitale archivering uitgelegd

Wat is PDF/A?

PDF/A is een subset van het PDF-formaat dat specifiek is ontworpen voor digitale archivering op lange termijn. De "A" staat voor "Archive" (archief). Het werd ontwikkeld als ISO-standaard (ISO 19005) om te garanderen dat documenten in de toekomst getrouw kunnen worden gelezen en weergegeven, ongeacht de software, hardware of het besturingssysteem dat op dat moment beschikbaar is.

Het belangrijkste verschil tussen een gewone PDF en een PDF/A is dat PDF/A zelfvoorzienend en onafhankelijk is: alle lettertypen, kleuren, afbeeldingen en metadata die nodig zijn om het document weer te geven, zijn in het bestand ingesloten. Het is niet afhankelijk van externe bronnen of systeemconfiguraties van de lezer.

Waarom hebben we een archiveringstandaard nodig?

Stel je voor dat je vandaag een PDF-document op je computer opslaat. Dat PDF-bestand gebruikt een speciaal lettertype dat op je systeem is geïnstalleerd. Over 20 jaar, wanneer iemand dat document moet openen, bestaat dat besturingssysteem waarschijnlijk niet meer en is dat lettertype niet beschikbaar. Het document zou er totaal anders uit kunnen zien of zelfs niet correct kunnen openen.

PDF/A vermijdt dit probleem door te verplichten dat alles wat nodig is om het document weer te geven in het bestand zelf aanwezig is. Het is als het verzegelen van het document in een digitale tijdcapsule.

Typen PDF/A: welk type gebruiken?

Voor de meeste gevallen: PDF/A-1b is voldoende voor het archiveren van tekst- en standaardafbeeldingsdocumenten. Als je werkt met elektronische facturen in Europa, gebruik dan PDF/A-3b, het basisformaat van Factur-X.

Wat is verboden in een PDF/A?

Om reproduceerbaarheid op lange termijn te garanderen, verbiedt PDF/A bepaalde elementen die afhankelijk zijn van externe systemen:

• Versleuteling: Een PDF/A kan niet worden beveiligd met een wachtwoord (versleuteling kan het in de toekomst onleesbaar maken)
• JavaScript: Dynamische scripts zijn verboden
• Ingesloten audio en video: Multimediabestanden zijn niet toegestaan in de basisversies
• Externe lettertypen: Alle lettertypen moeten in het bestand zijn ingesloten
• Apparaatafhankelijke kleuren: Alleen standaard en gekalibreerde kleurruimten zijn toegestaan
• Verwijzingen naar externe bronnen: Er mogen geen koppelingen naar externe bestanden of URL\'s aanwezig zijn die deel uitmaken van de inhoud
• Transparanties (in PDF/A-1): Transparanties moeten worden platgemaakt vóór archivering

Wie heeft PDF/A nodig?

Overheidsinstanties en overheden

De meeste Europese overheden vereisen PDF/A voor het indienen van officiële digitale documenten. De Europese Unie, de Duitse overheid (met de XRechnung-standaard) en vele overheidsinstanties vereisen expliciet PDF/A om toegang op lange termijn tot openbare registers te garanderen.

Juridische en notariële sectoren

Contracten, akten, testamenten en notariële documenten die decennia of eeuwen bewaard moeten worden, worden gearchiveerd als PDF/A om toekomstige leesbaarheid te garanderen.

Financiële en bancaire sectoren

Banken en financiële instellingen zijn verplicht transactieregisters jarenlang te bewaren. PDF/A garandeert dat die registers in de toekomst toegankelijk en authentiek zijn.

Digitale archieven en bibliotheken

Digitaliseringsprojecten van documentair erfgoed (boeken, manuscripten, historische kaarten) gebruiken PDF/A om langdurige bewaring te garanderen.

Bedrijven met compliance-verplichtingen

Sectoren zoals farmacie, voeding, luchtvaart en productie zijn onderworpen aan regelgeving (ISO, FDA, EASA) die vereist dat technische documentatie wordt gearchiveerd in formaten met bewezen bewaring.

Een gewone PDF naar PDF/A converteren

1. Open de tool: Ga naar PDF naar PDF/A converteren.
2. Upload je PDF: Sleep het bestand of selecteer het vanaf je apparaat.
3. Selecteer de versie: Kies PDF/A-1b voor maximale compatibiliteit, of PDF/A-2b als je document transparanties of JPEG 2000 gebruikt.
4. Converteer: De tool sluit lettertypen in, past kleurprofielen aan, verwijdert niet-conforme elementen en genereert de gevalideerde PDF/A.
5. Download en verifieer: Download de resulterende PDF/A. Je kunt de conformiteit controleren met tools zoals veraPDF.

Hoe verifieer je of een PDF echt PDF/A is?

Het is niet voldoende om de extensie te wijzigen of te beweren dat een PDF PDF/A is. De conformiteit moet worden geverifieerd. Er zijn verschillende manieren om dit te doen:

• Adobe Acrobat Pro: Bevat een ingebouwde PDF/A-validator
• veraPDF: Open-source referentietool voor PDF/A-validatie
• PDFTools van pdfforge: Valideert en genereert conformiteitsrapporten
• Metadata van het bestand: PDF/A-bestanden bevatten XMP-metadata die hun conformiteitsversie declareren

PDF/A vs PDF/UA vs PDF/X

Er bestaan andere subsets van de PDF-standaard voor specifieke doeleinden:

• PDF/A: Voor digitale archivering op lange termijn
• PDF/UA: Voor universele toegankelijkheid (Universal Accessibility) — documenten voor mensen met een beperking
• PDF/X: Voor uitwisseling in prepress en professionele drukkerijen
• PDF/E: Voor technische documentatie