Apakah PDF/A?
PDF/A adalah subset format PDF yang direka khusus untuk pengarkiban digital jangka panjang. "A" bermaksud "Archive" (arkib). Ia dibangunkan sebagai piawaian ISO (ISO 19005) untuk memastikan dokumen dapat dibaca dan dihasilkan semula dengan tepat pada masa hadapan, tanpa mengira perisian, perkakasan atau sistem operasi yang tersedia pada ketika itu.
Perbezaan utama antara PDF biasa dan PDF/A ialah PDF/A adalah lengkap dan mencukupi sendiri: semua fon, warna, imej dan metadata yang diperlukan untuk menghasilkan semula dokumen disematkan dalam fail tersebut. Ia tidak bergantung pada sumber luaran atau tetapan sistem pembaca.
Mengapa kita memerlukan piawaian pengarkiban?
Bayangkan hari ini anda menyimpan dokumen PDF di komputer anda. PDF tersebut menggunakan fon tipografi khas yang dipasang dalam sistem anda. Dalam 20 tahun, apabila seseorang perlu membuka dokumen itu, sistem operasi tersebut mungkin sudah tidak wujud dan fon tipografi itu tidak akan tersedia. Dokumen itu mungkin kelihatan sangat berbeza atau mungkin tidak membuka dengan betul.
PDF/A mengelakkan masalah ini dengan memastikan semua yang diperlukan untuk menghasilkan semula dokumen berada dalam fail itu sendiri. Ia seperti memeterai dokumen dalam kapsul masa digital.
Jenis-jenis PDF/A: yang mana satu patut digunakan?
| Versi | Piawaian ISO | Ciri-ciri utama | Penggunaan yang disyorkan |
|---|---|---|---|
| PDF/A-1b | ISO 19005-1 | Penampilan visual dijamin. Peringkat asas. | Fail mudah: kontrak, laporan |
| PDF/A-1a | ISO 19005-1 | Seperti 1b + struktur logik dan kebolehcapaian (tag) | Dokumen yang memerlukan kebolehcapaian |
| PDF/A-2b | ISO 19005-2 | Seperti 1b + sokongan JPEG 2000, ketelusan, lapisan | Dokumen dengan imej kompleks atau lapisan |
| PDF/A-2a | ISO 19005-2 | Seperti 2b + struktur logik dan kebolehcapaian | Arkib boleh capaian dengan reka letak kompleks |
| PDF/A-3b | ISO 19005-3 | Seperti 2b + membenarkan lampiran fail dalam sebarang format | Invois elektronik (ZUGFeRD, Factur-X) |
| PDF/A-4 | ISO 19005-4 | Versi terbaharu (2020), berasaskan PDF 2.0 | Arkib masa hadapan dan sistem moden |
Untuk kebanyakan kes: PDF/A-1b sudah mencukupi untuk pengarkiban dokumen teks dan imej standard. Jika anda bekerja dengan invois elektronik di Eropah, gunakan PDF/A-3b yang merupakan format asas Factur-X.
Apakah yang dilarang dalam PDF/A?
Untuk memastikan kebolehhasilan semula jangka panjang, PDF/A melarang elemen-elemen tertentu yang bergantung pada sistem luaran:
- Penyulitan: PDF/A tidak boleh dilindungi dengan kata laluan (penyulitan boleh menjadikannya tidak boleh dibaca pada masa hadapan)
- JavaScript: Skrip dinamik dilarang
- Audio dan video yang disematkan: Media multimedia tidak dibenarkan dalam versi asas
- Fon luaran: Semua fon mesti disematkan dalam fail
- Warna bergantung pada peranti: Hanya ruang warna piawai dan terkalibrasi dibenarkan
- Rujukan kepada sumber luaran: Tiada pautan kepada fail luaran atau URL yang merupakan sebahagian daripada kandungan
- Ketelusan (dalam PDF/A-1): Ketelusan mesti diratakan sebelum diarkibkan
Siapa yang perlu menggunakan PDF/A?
Pentadbiran awam dan kerajaan
Kebanyakan kerajaan Eropah memerlukan PDF/A untuk penyerahan dokumen rasmi digital. Kesatuan Eropah, kerajaan Jerman (dengan piawaian XRechnung) dan banyak agensi kerajaan secara eksplisit memerlukan PDF/A untuk memastikan akses jangka panjang kepada rekod awam.
Sektor undang-undang dan notari
Kontrak, surat ikatan, wasiat dan dokumen notari yang perlu disimpan selama beberapa dekad atau abad diarkibkan dalam PDF/A untuk memastikan ia dapat dibaca pada masa hadapan.
Sektor kewangan dan perbankan
Bank dan institusi kewangan diwajibkan menyimpan rekod transaksi selama bertahun-tahun. PDF/A memastikan rekod tersebut boleh diakses dan sahih pada masa hadapan.
Arkib dan perpustakaan digital
Projek pendigitalan warisan dokumentari (buku, manuskrip, peta sejarah) menggunakan PDF/A untuk memastikan pemeliharaan jangka panjang.
Syarikat dengan obligasi pematuhan
Sektor seperti farmaseutikal, makanan, aeronautik dan pembuatan tertakluk kepada peraturan (ISO, FDA, EASA) yang memerlukan pengarkiban dokumentasi teknikal dalam format pemeliharaan yang terbukti.
Cara menukar PDF biasa kepada PDF/A
- Akses alat: Pergi ke tukar PDF ke PDF/A.
- Muat naik PDF anda: Seret fail atau pilihnya dari peranti anda.
- Pilih versi: Pilih PDF/A-1b untuk keserasian maksimum, atau PDF/A-2b jika dokumen anda menggunakan ketelusan atau JPEG 2000.
- Tukar: Alat akan menyematkan fon, melaraskan profil warna, membuang elemen yang tidak padan dan menghasilkan PDF/A yang disahkan.
- Muat turun dan sahkan: Muat turun PDF/A yang dihasilkan. Anda boleh mengesahkan pematuhannya dengan alat seperti veraPDF.
Bagaimana mengesahkan bahawa PDF benar-benar PDF/A?
Tidak cukup hanya menukar sambungan atau mendakwa bahawa PDF adalah PDF/A. Pematuhan mesti disahkan. Terdapat beberapa cara untuk melakukannya:
- Adobe Acrobat Pro: Termasuk pengesah PDF/A terbina dalam
- veraPDF: Alat sumber terbuka rujukan untuk pengesahan PDF/A
- PDFTools oleh pdfforge: Mengesahkan dan menghasilkan laporan pematuhan
- Metadata fail: PDF/A mengandungi metadata XMP yang mengisytiharkan versi pematuhannya
PDF/A vs PDF/UA vs PDF/X
Terdapat subset piawaian PDF lain untuk tujuan tertentu:
- PDF/A: Untuk pengarkiban digital jangka panjang
- PDF/UA: Untuk kebolehcapaian sejagat (Universal Accessibility) — dokumen untuk orang kurang upaya
- PDF/X: Untuk pertukaran dalam pra-cetak dan percetakan profesional
- PDF/E: Untuk dokumentasi kejuruteraan
Tukar PDF anda kepada PDF/A sekarang
Arkibkan dokumen anda dengan jaminan pemeliharaan jangka panjang. Penukaran PDF/A-1b dan PDF/A-2b percuma.
Tukar ke PDF/A percuma →