ما هو PDF/A وما فائدته؟ — الأرشفة الرقمية موضّحة

ما هو PDF/A؟

PDF/A هو مجموعة فرعية من تنسيق PDF مصمَّمة خصيصاً للـأرشفة الرقمية طويلة الأمد. حرف "A" يرمز إلى "Archive" (أرشيف). طُوِّر كمعيار ISO (ISO 19005) لضمان إمكانية قراءة المستندات وإعادة إنتاجها بدقة في المستقبل، بغض النظر عن البرامج أو الأجهزة أو نظام التشغيل المتاح في تلك اللحظة.

الفرق الجوهري بين ملف PDF العادي وملف PDF/A هو أن PDF/A مكتفٍ بذاته ومستقل: جميع الخطوط والألوان والصور والبيانات الوصفية اللازمة لإعادة إنتاج المستند مضمَّنة داخل الملف. لا يعتمد على موارد خارجية ولا على إعدادات نظام القارئ.

لماذا نحتاج إلى معيار أرشفة؟

تخيّل أنك اليوم تحفظ مستند PDF على حاسوبك. يستخدم ذلك الملف خطاً طباعياً خاصاً مثبتاً على نظامك. بعد 20 عاماً، حين يحتاج أحدهم إلى فتح ذلك المستند، ربما لن يعود نظام التشغيل ذاك موجوداً وذلك الخط لن يكون متاحاً. قد يبدو المستند مختلفاً تماماً أو لا يُفتح بشكل صحيح.

يتجنّب PDF/A هذه المشكلة بإلزام تضمين كل ما يلزم لإعادة إنتاج المستند داخل الملف نفسه. إنه كأنك تختم المستند في كبسولة زمنية رقمية.

أنواع PDF/A: أيّها تستخدم؟

في معظم الحالات: PDF/A-1b كافٍ لأرشفة مستندات النصوص والصور القياسية. إذا كنت تتعامل مع فواتير إلكترونية في أوروبا، استخدم PDF/A-3b الذي هو الصيغة الأساسية لـFactur-X.

ما الممنوع في PDF/A؟

لضمان قابلية إعادة الإنتاج على المدى البعيد، يحظر PDF/A بعض العناصر التي تعتمد على أنظمة خارجية:

• التشفير: لا يمكن حماية PDF/A بكلمة مرور (قد يجعله التشفير غير قابل للقراءة في المستقبل)
• JavaScript: البرامج النصية الديناميكية محظورة
• الصوت والفيديو المضمَّنان: وسائط الميلتيميديا غير مسموح بها في الإصدارات الأساسية
• الخطوط الخارجية: يجب تضمين جميع الخطوط داخل الملف
• الألوان المعتمدة على الجهاز: مسموح فقط بفضاءات الألوان المعيارية والمعايَرة
• المراجع إلى الموارد الخارجية: لا يمكن وجود روابط لملفات خارجية أو عناوين URL تُشكّل جزءاً من المحتوى
• الشفافيات (في PDF/A-1): يجب تسوية الشفافيات قبل الأرشفة

من يحتاج إلى استخدام PDF/A؟

الإدارات العامة والحكومات

تشترط معظم الحكومات الأوروبية PDF/A لتقديم المستندات الرسمية الرقمية. يطلب الاتحاد الأوروبي والحكومة الألمانية (بمعيار XRechnung) وكثير من الوكالات الحكومية PDF/A صراحةً لضمان الوصول طويل الأمد إلى السجلات العامة.

القطاعات القانونية والتوثيق

العقود والسندات والوصايا والمستندات الرسمية التي يجب الاحتفاظ بها لعقود أو قرون تُحفَظ بصيغة PDF/A لضمان قراءتها مستقبلاً.

القطاعات المالية والمصرفية

البنوك والمؤسسات المالية ملزمة بالاحتفاظ بسجلات المعاملات لسنوات. يضمن PDF/A أن تلك السجلات ستكون سهلة الوصول وصحيحة في المستقبل.

المحفوظات والمكتبات الرقمية

مشاريع رقمنة التراث الوثائقي (الكتب والمخطوطات والخرائط التاريخية) تستخدم PDF/A لضمان الحفظ على المدى البعيد.

الشركات الخاضعة لمتطلبات الامتثال

قطاعات مثل الصيدلة والأغذية والطيران والتصنيع خاضعة لأنظمة (ISO وFDA وEASA) تشترط أرشفة الوثائق التقنية بصيغ مثبتة الحفظ.

كيفية تحويل ملف PDF عادي إلى PDF/A

1. ادخل إلى الأداة: انتقل إلى تحويل PDF إلى PDF/A.
2. ارفع ملف PDF: اسحب الملف أو اختره من جهازك.
3. اختر الإصدار: اختر PDF/A-1b لأقصى توافق، أو PDF/A-2b إذا كان مستندك يستخدم شفافيات أو JPEG 2000.
4. حوّل: تُضمَّن الخطوط في الأداة وتُضبط ملفات تعريف الألوان وتُزال العناصر غير المطابقة وينشأ PDF/A المُتحقَّق منه.
5. نزّل وتحقق: نزّل PDF/A الناتج. يمكنك التحقق من المطابقة بأدوات مثل veraPDF.

كيف أتحقق من أن ملف PDF هو فعلاً PDF/A؟

لا يكفي تغيير الامتداد أو الادعاء بأن ملف PDF هو PDF/A. يجب التحقق من المطابقة. ثمة عدة طرق لذلك:

• Adobe Acrobat Pro: يتضمن أداة تحقق مدمجة من PDF/A
• veraPDF: أداة مفتوحة المصدر مرجعية للتحقق من PDF/A
• PDFTools من pdfforge: تتحقق وتنشئ تقارير المطابقة
• بيانات الملف الوصفية: تتضمن ملفات PDF/A بيانات XMP الوصفية التي تُعلن عن إصدار مطابقتها

PDF/A مقابل PDF/UA مقابل PDF/X

توجد مجموعات فرعية أخرى من معيار PDF لأغراض محددة:

• PDF/A: للأرشفة الرقمية طويلة الأمد
• PDF/UA: لإمكانية الوصول الشامل (Universal Accessibility) — مستندات للأشخاص ذوي الإعاقة
• PDF/X: لتبادل الملفات في مرحلة ما قبل الطباعة والطباعة الاحترافية
• PDF/E: لوثائق الهندسة